Verbinde dein E-Mail-Postfach einmalig und schreibe & empfange E-Mails danach direkt im jeweiligen Kundenprofil.
E-Mail-Konto verbinden
Gehe auf Einstellungen → E-Mail. Für Google Mail klickst du im Idealfall nur einmal auf Verbinden und meldest dich bei Google an, ganz ohne Passworteingabe in Agentursysteme. Ist diese Option gerade nicht verfügbar, richtest du dein Konto stattdessen manuell über IMAP (Posteingang) und SMTP (Versand) ein: Wähle in der Schnellauswahl deinen Anbieter – Gmail, IONOS, GMX, WEB.DE, STRATO, T-Online, mailbox.org, iCloud, Yahoo oder Zoho – Server und Port werden dann automatisch ausgefüllt, du musst nur noch deine E-Mail-Adresse als Benutzernamen und dein Passwort eintragen und mit Verbindung testen & speichern bestätigen. Nutzt du einen anderen Anbieter, wählst du Eigener Server und trägst IMAP- und SMTP-Adresse manuell ein.
App-Passwort bei Gmail, iCloud und Yahoo
Bei diesen drei Anbietern funktioniert dein normales Kontopasswort für die manuelle Einrichtung nicht – du benötigst stattdessen ein App-Passwort, wofür bei deinem E-Mail-Anbieter zunächst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert sein muss. Bei Gmail erstellst du es unter myaccount.google.com → App-Passwörter und musst zusätzlich IMAP in den Gmail-Einstellungen unter Weiterleitung und POP/IMAP aktivieren; bei iCloud unter account.apple.com → App-spezifische Passwörter; bei Yahoo unter Yahoo Konto-Sicherheit → App-Passwörter. Das dort erzeugte Passwort trägst du in Agentursysteme anstelle deines normalen Passworts ein – Agentursysteme zeigt dir bei Auswahl des jeweiligen Anbieters einen direkten Link samt Erklärung an.
Absendername & Signatur
Hinterlege einen Absendernamen, der bei ausgehenden E-Mails als Absender angezeigt wird, sowie eine Signatur, die automatisch an jede neue E-Mail angehängt wird. Ist dein Konto per Google verbunden, klickst du stattdessen auf Aus Gmail übernehmen, um deine bestehende Gmail-Signatur zu übernehmen, statt sie erneut einzutippen – bestätige die Übernahme anschließend über Speichern.
E-Mails direkt im Kundenprofil lesen und schreiben
Sobald dein Postfach verbunden ist, öffne ein Kundenprofil und wechsle oben zum Reiter E-Mails. Dort erscheinen automatisch alle E-Mails, die mit der beim Kunden hinterlegten Adresse ausgetauscht wurden, nach Verlauf gruppiert und mit dem neuesten Verlauf oben. Klicke auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht an den Kunden zu schreiben, oder öffne einen bestehenden Verlauf und nutze Antworten bzw. Weiterleiten. Über die Schaltflächen CC und BCC im Schreibfenster fügst du bei Bedarf weitere Empfänger hinzu, über das Büroklammer-Symbol hängst du Dateien an (max. 10 MB je Datei, insgesamt max. 25 MB); potenziell gefährliche Dateitypen wie .exe oder .bat werden aus Sicherheitsgründen automatisch blockiert. Fehlt beim Kunden noch eine E-Mail-Adresse, trägst du sie zunächst im Reiter Übersicht nach.
Immer auf dem Laufenden bleiben
Agentursysteme prüft dein Postfach automatisch alle 60 Sekunden auf neue Nachrichten, ohne dass du die Seite neu laden musst. Erlaubst du deinem Browser Benachrichtigungen (der Browser fragt danach, sobald dein Konto verbunden ist), erhältst du bei neuen ungelesenen E-Mails zusätzlich eine Desktop-Benachrichtigung; die Anzahl ungelesener Mails wird dir außerdem direkt am jeweiligen Kunden angezeigt. Über das Suchfeld innerhalb der E-Mail-Ansicht findest du ältere Nachrichten schnell anhand von Betreff, Absender oder Inhalt wieder, und über Ältere Nachrichten laden am Ende der Liste blätterst du weiter zurück.
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