CRM mit Rechnungserstellung – vom Kunden zur bezahlten Rechnung
Kundendaten im CRM, Rechnungen im Rechnungsprogramm, Zahlungseingänge im Bankkonto – und dazwischen Copy & Paste. Agentursysteme verbindet CRM und Rechnungsstellung, damit Agenturen schneller abrechnen und seltener Zahlungen hinterherlaufen.
Rechnungen direkt aus dem CRM erstellen
Du wählst einen Kunden aus deinem CRM – Name, Adresse und Kontaktdaten werden automatisch übernommen. Dann ergänzt du Positionen mit Beschreibung, Menge und Preis, legst das Zahlungsziel fest und versendest die Rechnung. Die nächste Rechnungsnummer schlägt das System automatisch vor.
- Statusübersicht: Entwurf, Offen, Bezahlt, Überfällig, Storniert
- PDF-Vorschau und Download jeder Rechnung
- Alle Rechnungen eines Kunden direkt im Kundenprofil
- Mitarbeitende können Rechnungen mit anlegen – mit eigener Berechtigung
Wiederkehrende Rechnungen für Retainer automatisieren
Monatliche Betreuungspauschalen, Hosting oder Social-Media-Retainer musst du nicht jeden Monat neu schreiben. Lege eine wiederkehrende Rechnung an – monatlich, quartalsweise oder jährlich – und Agentursysteme erstellt und versendet sie automatisch.
Zahlungen automatisch einziehen
Über die Stripe-Anbindung bezahlen deine Kunden Rechnungen online per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift oder Apple Pay. Der Zahlungsstatus wird automatisch aktualisiert, du siehst sofort, wer bezahlt hat. Stripe erhebt pro versendeter Rechnung eine Gebühr von 0,4 %.
Verträge unterschreiben lassen, bevor die erste Rechnung rausgeht
Vor dem Projektstart lädst du den Vertrag als PDF im Kundenprofil hoch und lässt ihn digital unterschreiben. Das unterschriebene Dokument liegt danach direkt im Kundenprofil – ganz ohne separates Signatur-Tool.
Für wen sich ein CRM mit Rechnungsfunktion lohnt
Besonders für Kreativ-, Marketing- und Webagenturen mit vielen laufenden Kunden: Wer jeden Monat ähnliche Leistungen abrechnet und den Überblick über offene Posten behalten will, spart mit einem System für Kunden und Rechnungen spürbar Zeit.
Häufige Fragen
- Welche Tools eignen sich für die Rechnungsstellung in Kreativagenturen?
- Reine Rechnungsprogramme wie lexoffice oder sevDesk sind auf Buchhaltung spezialisiert. Wer Kundenkommunikation, Verträge und Rechnungen zusammen verwalten will, ist mit einem CRM mit Rechnungsfunktion wie Agentursysteme besser bedient, weil die Kundendaten nicht doppelt gepflegt werden müssen.
- Kann ich wiederkehrende Rechnungen für Agentur-Kunden automatisch erstellen?
- Ja. In Agentursysteme legst du wiederkehrende Rechnungen mit monatlichem, quartalsweisem oder jährlichem Intervall an. Sie werden automatisch erstellt und versendet; Kunden können online per Karte oder Lastschrift zahlen.
- Welcher Plan enthält die Rechnungsfunktion?
- Rechnungen sind ab dem Plan Agency Pro (34,99 € pro Monat) enthalten. Voraussetzung ist ein verbundenes Stripe-Konto, durch dessen Einrichtung dich Agentursysteme beim ersten Aufruf führt.
- Kann ich Angebote und Rechnungen in einer Software kombinieren?
- Agentursysteme bündelt CRM, Verträge mit digitaler Unterschrift und Rechnungen in einer Plattform. So bleibt der gesamte Weg vom Lead über den unterschriebenen Vertrag bis zur bezahlten Rechnung beim jeweiligen Kunden dokumentiert.
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