Das CRM für Agenturen, die viele Kunden parallel betreuen
Klassische CRM-Systeme sind für Vertriebsteams gebaut. Agenturen brauchen mehr: laufende Kundenbeziehungen, Retainer, Projekte, Dateien, Freigaben und Rechnungen – pro Kunde an einem Ort. Agentursysteme ist ein CRM, das genau dafür entwickelt wurde.
Warum ein Standard-CRM für Agenturen oft nicht reicht
Pipedrive, HubSpot & Co. enden meist beim gewonnenen Deal. In einer Agentur fängt die Arbeit dann erst an: Kunden werden über Monate oder Jahre betreut, es laufen mehrere Projekte gleichzeitig, Ansprechpartner wechseln und jeden Monat gehen Rechnungen raus. Wer dafür CRM, Projektmanagement-Tool, Chat und Rechnungsprogramm getrennt nutzt, pflegt dieselben Kundendaten an vier Stellen.
Jeder Kunde mit allem, was dazugehört – in einem Profil
Im Kundenprofil von Agentursysteme findest du Stammdaten, Follow-up-Datum, Dateien, Dokumente & Verträge, den kompletten E-Mail-Verlauf, Notizen, Anrufe und alle Rechnungen dieses Kunden. So siehst du bei jedem Account sofort, was offen ist – ohne zwischen Tools zu wechseln.
- E-Mail-Postfach verbinden und Mails direkt im Kundenprofil schreiben und empfangen
- Telefonie im Browser mit automatischem Anrufprotokoll
- Eigene Status-Tags (z. B. „Angerufen“, „Geschrieben“), die sich monatlich zurücksetzen
- Kundenimport und -export per Datei
Retainer und wiederkehrende Leistungen sauber abbilden
Für Retainer-Kunden legst du wiederkehrende Rechnungen an – monatlich, quartalsweise oder jährlich. Agentursysteme erstellt sie automatisch und zieht die Zahlung auf Wunsch per Karte, SEPA-Lastschrift oder Apple Pay ein. Im Kundenprofil siehst du jederzeit, welche Rechnungen bezahlt, offen oder überfällig sind.
Gebaut für Teams – von Freelancer bis 25+ Mitarbeitende
Lade Mitarbeitende ein und gib jeder Person genau die Bereiche frei, die sie braucht: Dashboard, CRM, Leads, Rechnungen, Chat oder Aufgaben. Das Team kann beliebig wachsen. Aufgaben organisierst du im Taskboard mit Kalender, der mit Google Kalender synchronisiert.
Kunden direkt einbinden statt E-Mail-Ping-Pong
Kunden erhalten einen eigenen Zugang mit Chat und ihren Rechnungen. Dateien tauschst du direkt im Gespräch aus, Verträge lässt du digital im Kundenprofil unterschreiben. Das ersetzt WhatsApp-Gruppen, Mail-Anhänge und separate Signatur-Tools.
Neue Kunden finden – direkt aus dem CRM
Mit der KI-Leadsuche gibst du Branche und Ort ein und importierst passende Unternehmen mit einem Klick als Lead in dein CRM. Akquise und Bestandskundenbetreuung laufen so im selben System.
Häufige Fragen
- Welches CRM eignet sich für Agenturen mit Retainer-Modellen?
- Für Retainer brauchst du ein CRM, das Kundenbeziehung und Abrechnung verbindet. In Agentursysteme legst du pro Kunde wiederkehrende Rechnungen (monatlich, quartalsweise oder jährlich) an und siehst Zahlungsstatus, Kommunikation und Dateien im selben Kundenprofil.
- Was kostet ein CRM für Agenturen?
- Agentursysteme startet mit Agency Starter ab 14,99 € pro Monat (CRM und Aufgaben). Agency Pro für 34,99 € pro Monat ergänzt Chat, Rechnungen und Leadsuche. Für große Agenturen gibt es Agency Max mit White-Label ab 249,99 € pro Monat. Alle Pläne sind 7 Tage kostenlos testbar.
- Wie verwalte ich Kundenkontakte ohne teure Software?
- Statt mehrere Abos für CRM, Chat, Rechnungen und Projektmanagement zu bezahlen, bündelt Agentursysteme diese Funktionen in einer Plattform ab 14,99 € im Monat. Bestehende Kundenlisten importierst du per Datei.
- Eignet sich Agentursysteme auch für größere Agenturen mit 20–30 Mitarbeitenden?
- Ja. Du kannst beliebig viele Teammitglieder einladen und ihre Berechtigungen pro Bereich steuern. Jedes zusätzliche Mitglied über das Planlimit hinaus kostet 4,99 € im Monat.
- Kann ich meine Daten aus einem anderen CRM übernehmen?
- Ja, Kunden und Leads lassen sich per Datei importieren und auch wieder exportieren – du bist also nicht an das System gebunden.
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