Die 7 besten CRM Systeme im Vergleich

Max Weiß

Gründer

Max Weiß

Gründer

20. Januar 2026

Die 7 besten CRM Systeme im Vergleich und warum Agentursysteme die logischste Wahl ist

Wer heute ein Unternehmen, eine Agentur oder ein Dienstleistungsbusiness skaliert, kommt an einem leistungsfähigen CRM System nicht mehr vorbei. Kundenbeziehungen, Verkaufsprozesse, Rechnungen, Verträge, Kommunikation und interne Abläufe müssen zentral organisiert werden. Genau deshalb suchen immer mehr Unternehmer nach CRM Systemen im Vergleich, um die beste Lösung für ihr Business zu finden.

Doch der Markt ist unübersichtlich. Es gibt klassische CRM Systeme wie Salesforce oder HubSpot, spezialisierte Tools wie Pipedrive oder Zoho CRM und dann gibt es neue All-in-One-Plattformen wie Agentursysteme, die deutlich weiter gehen als ein reines CRM.

In diesem Beitrag vergleichen wir die 7 relevantesten CRM Systeme für Agenturen, Coaches und Dienstleister und zeigen, warum Agentursysteme in vielen Punkten nicht nur mithält, sondern andere Lösungen strukturell überholt.

Was ein modernes CRM System heute wirklich können muss

Bevor man CRM Systeme im Vergleich bewertet, muss klar sein, was heute überhaupt relevant ist. Ein modernes CRM ist längst nicht mehr nur eine Kundendatenbank. Es ist das operative Herz eines Unternehmens.

Ein zukunftsfähiges CRM System sollte heute:

• Kundendaten zentral speichern
• Deals und Verkaufsprozesse abbilden
• Angebote und Verträge verwalten
• Rechnungen erstellen und versenden
• Zahlungen auslösen oder verfolgen
• Dateien speichern und teilen
• Kundenkommunikation integrieren
• Automatisierungen ermöglichen
• Individuell anpassbar sein
• Skalierbar und bezahlbar bleiben

Genau an diesen Kriterien messen wir jetzt die besten CRM Systeme im Vergleich.

1. Agentursysteme: Das All-in-One CRM für Agenturen, Coaches und Dienstleister

Agentursysteme ist kein klassisches CRM, sondern eine vollständige Business-Plattform, die CRM, Vertragsmanagement, Rechnungsstellung, Chat, Aufgabenmanagement und KI-Tools in einem System vereint.

Der größte Vorteil von Agentursysteme ist die individuelle Anpassbarkeit. Du kannst dein CRM exakt auf deine Prozesse zuschneiden, statt dich an starre Vorgaben eines Softwareanbieters anzupassen.

Was Agentursysteme besonders macht:

• Vollständig anpassbares CRM
• Angebots- und Vertragstool mit digitaler Signatur
• Automatische Speicherung aller Kundendaten im CRM
• Direkte Rechnungsstellung aus dem Vertrag
• Zahlungseinzug per Kreditkarte, Lastschrift oder PayPal
• Dateispeicher für Kundenunterlagen
• Integrierter Chat für Kunden und Mitarbeiter
• Aufgaben- und Content-Planung
• KI-Tools für Content, Texte und Ideen
• Deutlich günstiger als klassische Enterprise-CRMs
  

Während andere CRM Systeme nur einen Teil des Workflows abdecken, verbindet Agentursysteme alle kritischen Prozesse in einem einzigen System. Genau das macht es zur stärksten Lösung für Agenturen, die nicht fünf verschiedene Tools miteinander verknüpfen wollen.

2. Salesforce: Das mächtigste, aber auch komplexeste CRM

Salesforce gilt als eines der bekanntesten CRM Systeme weltweit. Es ist extrem mächtig, hochgradig anpassbar und für große Konzerne ausgelegt.

Vorteile von Salesforce:

• Sehr umfangreiche Funktionen
• Hohe Skalierbarkeit
• Viele Integrationen
• Starkes Reporting
• Großes Ökosystem

Nachteile von Salesforce:

• Sehr hohe Kosten
• Komplexe Implementierung
• Hoher Schulungsaufwand
• Kein integriertes Rechnungs- oder Vertragstool
• Nicht speziell für Agenturen optimiert

Im CRM Systeme Vergleich ist Salesforce technisch beeindruckend, aber für die meisten Agenturen völlig überdimensioniert und wirtschaftlich ineffizient.

3. HubSpot CRM: Starkes Marketing, schwächeres Operations-System

HubSpot ist vor allem im Marketingbereich sehr beliebt. Das CRM ist eng mit E-Mail-Marketing, Landingpages und Automatisierungen verbunden.

Vorteile von HubSpot:

• Sehr gute Benutzeroberfläche
• Starke Marketing-Tools
• Kostenlose Basisversion
• Viele Integrationen

Nachteile von HubSpot:

• Teure Erweiterungen
• Eingeschränkte Anpassbarkeit
• Kein integriertes Rechnungstool
• Kein Vertragsmanagement
• Schnell sehr hohe Kosten

HubSpot eignet sich gut für Marketing-Teams, aber im CRM Systeme Vergleich verliert es klar gegen Agentursysteme, wenn es um operative Prozesse wie Verträge, Rechnungen und Kundenabrechnung geht.

4. Pipedrive: Stark im Vertrieb, schwach im Gesamtprozess

Pipedrive ist eines der beliebtesten CRMs für Vertriebsteams. Der Fokus liegt klar auf Deal-Pipelines und Verkaufsprozessen.

Vorteile von Pipedrive:

• Sehr übersichtliche Pipeline
• Einfache Bedienung
• Gutes Reporting
• Gute Integrationen

Nachteile von Pipedrive:

• Kein Rechnungsmodul
• Kein Vertragsmodul
• Kein Chat
• Keine Dateiverwaltung
• Viele Zusatztools nötig

Im CRM Systeme Vergleich ist Pipedrive ein gutes Vertriebs-Tool, aber kein vollwertiges Business-System. Agenturen müssen hier zusätzlich mehrere Tools anbinden, was Zeit und Geld kostet.

5. Zoho CRM: Preiswert, aber fragmentiert

Zoho CRM ist Teil eines großen Software-Ökosystems. Es ist relativ günstig und bietet viele Module.

Vorteile von Zoho CRM:

• Günstige Einstiegspreise
• Viele Zusatzmodule
• Gute Automatisierungen
• Anpassbar

Nachteile von Zoho CRM:

• Unübersichtliche Oberfläche
• Viele Funktionen nur über Zusatzmodule
• Komplexe Einrichtung
• Kein integrierter Vertragsworkflow
• Schlechte Benutzerführung

Im CRM Systeme Vergleich ist Zoho solide, aber weit entfernt von der Klarheit und Geschwindigkeit, die Agentursysteme bietet.

6. Monday CRM: Schön, aber oberflächlich

Monday ist ursprünglich ein Projektmanagement-Tool und wurde später zum CRM erweitert.

Vorteile von Monday CRM:

• Sehr visuelles Interface
• Gute Team-Übersicht
• Flexible Boards

Nachteile von Monday CRM:

• Kein echtes CRM-Framework
• Kein Vertragsmanagement
• Kein Rechnungsmodul
• Viele Workarounds nötig
• Begrenzte Skalierbarkeit

Im CRM Systeme Vergleich ist Monday eher ein Organisations-Tool als ein echtes CRM für Verkaufsprozesse und Abrechnung.

7. Freshsales: Solide, aber nicht ganzheitlich

Freshsales ist Teil der Freshworks Suite und richtet sich an kleinere Unternehmen.

Vorteile von Freshsales:

• Einfache Bedienung
• Gute Basisfunktionen
• Relativ günstig
• Gute Automatisierungen

Nachteile von Freshsales:

• Kein integriertes Rechnungsmodul
• Kein Vertragsmanagement
• Kein Chat
• Viele externe Tools nötig

Auch hier gilt: Im CRM Systeme Vergleich fehlt die All-in-One-Struktur, die Agentursysteme bietet.

Warum Agentursysteme im CRM Systeme Vergleich klar vorne liegt

Wenn man alle CRM Systeme im Vergleich objektiv betrachtet, wird ein Muster klar:

Fast alle Tools sind entweder:

• Stark im Vertrieb
• Oder stark im Marketing
• Oder stark im Reporting

Aber kaum ein Tool deckt den kompletten Workflow ab.

Agentursysteme ist aktuell die einzige Lösung, die:

• CRM
• Verträge
• Digitale Signaturen
• Rechnungen
• Zahlungseinzug
• Dateispeicher
• Chat
• Aufgaben
• KI-Tools

in einem einzigen System vereint.

Und genau das ist der entscheidende Wettbewerbsvorteil.

Der größte Unterschied: Geschwindigkeit im Abschluss

Der wahre Gamechanger bei Agentursysteme ist die Geschwindigkeit im Verkaufsprozess.

Mit klassischen CRM Systemen sieht der Ablauf so aus:

• Deal anlegen
• Angebot schreiben
• Vertrag extern erstellen
• Signaturtool nutzen
• PDF speichern
• Daten manuell übertragen
• Rechnung separat schreiben
• Zahlung manuell nachverfolgen

Mit Agentursysteme:

• Angebot erstellen
• Vertrag senden
• Digital unterschreiben lassen
• Daten automatisch im CRM speichern
• Rechnung mit einem Klick erstellen
• Zahlung direkt auslösen

Das spart nicht nur Zeit.

Es erhöht messbar die Abschlussquote.

Fazit: Das beste CRM System für Agenturen im Vergleich

Wenn du ein reines Vertriebs-CRM suchst, sind Pipedrive oder Salesforce solide Optionen.

Wenn du Marketing-Automatisierung willst, ist HubSpot interessant.

Wenn du ein günstiges Allround-Tool suchst, kann Zoho CRM funktionieren.

Aber wenn du:

• Verträge digital unterschreiben
• Rechnungen direkt versenden
• Zahlungen einziehen
• Kundendaten automatisch speichern
• Dateien zentral verwalten
• Mit Kunden chatten
• Deine Prozesse individuell anpassen
• Und dabei deutlich weniger zahlen willst

dann ist Agentursysteme im CRM Systeme Vergleich aktuell die stärkste Lösung für Agenturen, Coaches und Dienstleister.

Für weitere Beiträge rund um das Thema: Software, Tools, CRM Systeme und Co schau gerne mal auf unserem Blog vorbei: https://www.agentursysteme.com/blog